浙江省生态旅游商会（以下简称商会）为了规范外事工作，根据国家有关规定并结合商会实际情况，特制订外事工作管理办法。本办法适用于商会各职能部门及分支机构。

一、外事工作宗旨

坚持改革方针，鉴定开放理念，严守外事纪律；

拓宽服务渠道，搭好服务平台，架好服务桥梁。

二、外事工作管理机构

商会外事工作实行会长领导下的职能部门归口管理制。

1、商会分管领导：秘书长全面负责商会外事工作的协调和管理。

2、秘书处办公室：负责商会外事工作相关文件、资料的归档管理；商会工作人员因公出国（境）证照的管理；与外事主管部门的对接协调等事宜。

3、咨询服务部：负责商会外事业务的计划定制、实施、协调、督办等事宜。

三、外事工作的范围

1、凡以商会名义单独或组团出国（境）从事外事活动的，以及以商会名义接待国（境）外个人或团体来访的，均属商会外事工作范畴。

2、外事活动包括：出国（境）考察、交流、培训、参展等；接待国（境）外个人或团体来访等。

四、外事工作管理

（一）计划管理

1、商会外事工作实行年度计划管理。各职能部门应于每年12月底将下年度因公出国（境）计划报商会批准备案，并列入年度计划中。

2、因业务需要临时增加的因公出国（境）活动，应提前一个月报商会领导批准备案。

3、外事活动计划应以书面形式提交。计划内容包括：项目名称、行程安排、出访（接待）人员名单、团组负责人、经费预算及来源等。

4、咨询服务部负责商会外事业务计划的汇总、协调和督办。计划经商会领导审批后方可实施。

5、秘书处办公室负责商会外事业务有关文件、资料、证照的备案、归档；负责与外事主管部门的对接和协调。所持因公护照资料复印件报商会秘书处登记备案。

（二）业务管理

1、所有外事活动均须严格遵守国家的法律、法规，认真执行国家和省里的有关外事纪律。遇重大问题应及时上报商会领导。

2、不得借考察、学习、培训、招商、参展等名义用公款出国旅游，严禁发生在外滞留不归等现象。出访团组回国后，应于十五天内像主管部门递交书面考察报告。

3、凡参加外单位团组的商会工作人员，应征得本单位领导批准并提前书面上报商会**咨询服务部备案，注明出行时间、目的、同行人员情况及行程安排等事项。

4、凡由商会支付外事业务经费的，应事先报批计划，严格按预算执行，业务完结后按商会财务制度履行报销手续。

5、各部门接待外宾需将对方国别、单位、来访目的、名单、简历、来访日期等内容及书面形式上报商会秘书处办公室，会后将有关会谈纪要报商会备案。需要商会领导出面参加的外事活动，应提前一周与商会办公室协调安排。

（三）合同、协议管理

1、外事业务中涉及合同、协议等事项应严格执行《合同法》等有关规定。

2、凡以商会名义签署的涉外合同、协议、备忘录等，须由会长（或授权人）签批。

五、其它

上述外事活动，凡涉及国家主权、安全或其它政治敏感问题的，均须事先向商会领导汇报，绝不允许擅自开展或先斩后奏。对未经履行报批手续擅自开展涉外活动的，违反外事纪律和财务规定的单位和个人，商会将严肃处理，并追究其个人及有关领导责任。