第一章 总则

第一条　为有效和科学地管理档案，充分发挥档案的作用。

第二条　适用于商会在各项工作中（发文、收文、财务管理等）所形成的资料的收集、整理、保管、使用、销毁等管理活动。

第二章 档案管理制度及职责

第三条　档案管理员负责各类档案的整理、保管、统计、使用和销毁等工作，并督促秘书处做好文件材料收集、保管和归档工作。

第四条　立卷归档秘书处在工作中收到会员单位及上级领导机关和相关部门的文件材料，均应归档。

第五条　档案的保存时限或需要修改档案的保存时限，应由秘书处提出，根据上级要求提交领导研究，确定保存时限。

第六条　商会在给会员单位及上级有关部门的发文由秘书处档案管理员负责收集及时归档。

第七条　立卷要求：(1）卷内文件材料应按顺序整理；(2）案卷内必须填写卷内文件目录。

第三章 档案的管理

第八条　秘书处对档案实行集中统一管理，负责档案的登记、分类、整理、扫描上传、编目、统计、利用、销毁等工作。

第九条　档案保管必须有专用柜，并具有防盗、防火、防晒、防潮、防虫等安全措施，防止档案的损坏、变质和丢失。

第十条　档案必须严格执行有关保密规定确保档案秘密。对密级文件的归档由档案管理员实行专柜保管。

第四章 档案的借阅

第十一条　档案的借阅须经秘书处负责人或商会领导批准同意，有密级的档案须经商会领导批准方可查阅，但不得外借。

第十二条　借阅者必须妥善保护档案，不得在档案上做涂写、修改、标注等，防止档案的损坏和丢失，并遵守保密要求规定。

第十三条　借阅的档案阅毕原则上于当天归还，如确需要，一般应在三天内归还，借阅时必须书面登记。

第十四条　如有档案遗失、污损、毁坏等情况，按责任追究制度相关规定处理。

第五章 档案的销毁

第十五条　档案管理员严格按照档案保存期限保存档案，销毁档案，并编制销毁清册，填写文件销毁审批表，报领导审定批准统一销毁。

本规定于浙江省生态旅游商会第一届八次会长办公会通过并执行。